Finsifin hyvä hallintotapa

Hyväksytty Finsifin syyskokouksessa 16.12.2020.

Finsifin hyvä hallintotapa perustuu Suomen yhdistyslainsäädäntöön, Finsifin sääntöihin sekä hyvän hallintotavan periaatteisiin.

1. Vuosikokoukset
Finsifissä ylintä päätösvaltaa käyttävät sen jäsenet kevät- ja syyskokouksessa. Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle lähettämällä kutsu jäsenten toimittamiin sähköpostiosoitteisiin ja julkaisemalla kutsu yhdistyksen verkkosivuilla vähintään kahta viikkoa ennen kokousta. Jäsenten tulee toimittaa esityslistalle haluamansa asiat kirjallisesti kuukautta ennen kokousta hallitukselle. Kevät- ja syyskokouksessa voidaan päättää vain kokouskutsussa mainituista asioista. Voidakseen käyttää äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa yhteisöjäsenen edustajan on esitettävä valtakirja yhdistyksen kokoukselle.

Kevätkokous pidetään touko-kesäkuussa.

Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• Kokouksen avaus
• Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi
ääntenlaskijaa
• Hyväksytään esityslista
• Todetaan kokouksen lainmukaisuus ja äänivaltaisuus
• Esitellään edellisen tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös
• Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä yhdistyksen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
• Valitaan yhdistyksen nimitystoimikunnan jäsenet
• Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Syyskokous pidetään marras-joulukuussa.

Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
• Kokouksen avaus
• Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi
ääntenlaskijaa
• Hyväksytään esityslista
• Todetaan kokouksen lainmukaisuus ja äänivaltaisuus
• Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle tilikaudelle
• Vahvistetaan jäsenmaksujen suuruus seuraavalle tilikaudelle
• Valitaan yhdistykselle hallituksen puheenjohtaja kahden vuoden toimikaudeksi, varapuheenjohtaja, hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja/toiminnantarkastaja ja varatilintarkastaja/varatoiminnantarkastaja yhden vuoden toimikaudeksi
• Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

2. Nimitystoimikunta
Nimitystoimikunta valmistelee yhdistyksen hallitukselle ja syyskokoukselle ehdotuksen hallituksen kokoonpanosta seuraavalle kalenterivuodelle. Ehdotuksessa on otettava huomioon yhdistyksen jäsenistön monimuotoisuus sekä varmistettava ehdotetun hallituksen tasapainoisuus ja tasapuolisuus. Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan on edustettava taustoiltaan erilaisia yhdistyksen jäseniä. Hallitus valitaan tavoitellen riittävää jatkuvuutta, mutta myös vaihtuvuutta, jolloin mahdollisimman monen jäsenyhteisön edustaja pääsee osallistumaan hallitustyöskentelyyn. Nimitystoimikunnan puheenjohtajalle toimitetaan toimivan hallituksen palautekooste, jota hyödynnetään nimitystoimikunnassa ja uusien ehdokkaiden valintaprosessissa. Nimitystoimikunnan jäsenet valitaan yhdistyksen kevätkokouksessa. Nimitystoimikunnan jäseneksi voidaan valita henkilö, jolla on vahvaa kokemusta sekä vastuullisesta sijoittamisesta että Finsifin toiminnasta. Nimitystoimikuntaan valitaan 2-5 jäsentä. Tämän lisäksi yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimivat nimitystoimikunnassa asiantuntijajäseninä. Yhdistyksen hallituksen jäsenet
eivät voi olla nimitystoimikunnan varsinaisia jäseniä. Nimitystoimikunnan jäsen ei voi esittää itseään hallitukseen. Nimitystoimikunnan toimikausi kestää yhdistyksen kevätkokouksesta seuraavaan syyskokoukseen. Nimitystoimikunnan jäsenenä voi toimia kerrallaan enintään kolme kautta peräkkäin. Nimitystoimikunta antaa työstään ja hallituksen kokoonpanoehdotusta valmistelevasta prosessista kirjallisen selvityksen Finsifin syyskokoukselle. Nimitystoimikunta toimii pro bono -periaatteella.

3. Hallinto
3.1. Hallitus ja sen kokoonpano
Yhdistyksen toiminnan järjestämisestä vastaa hallitus, johon kuuluvat yhdistyksen syyskokouksen valitsemat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 3-6 muuta jäsentä. Hallitus voi valita yhdistykselle sihteerin keskuudestaan tai ulkopuolelta sekä tarvittaessa muita toimihenkilöitä. Hallituksen jäsenet valitaan pääsääntöisesti jäsenistön keskuudesta. Hallituksen jäseneksi voidaan valita myös jäsenistön ulkopuolisia henkilöitä. Hallituksen jäsenet valitaan henkilöinä – he eivät edusta hallituksessa työnantajaansa vaan heidän tehtävänsä on edistää yhdistyksen etua. Hallituksen jäsenillä on oltava tehtävään vaadittavat taidot, kyvyt ja tuntemus yhdistyksen asioista ja toimialasta (Vastuullinen sijoittaminen).
Hallituksen puheenjohtajan toimikausi on kaksi vuotta. Hallituksen puheenjohtajana voi toimia enintään kaksi peräkkäistä toimikautta eli yhteensä neljä vuotta. Hallituksen muiden jäsenten toimikausi on yksi vuosi ja hallituksen jäsenenä voi toimia enintään yhteensä viisi vuotta. Puheenjohtajan pidemmän toimikauden tavoitteena on lisätä toiminnan jatkuvuutta hallituksen kokoonpanon vaihtuessa. Hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen muiden jäsenten toimikausia arvioidaan erillisinä, joten sama henkilö voi toimia enimmillään neljä peräkkäistä vuotta hallituksen puheenjohtajana ja tämän lisäksi yhteensä viisi vuotta hallituksen jäsenenä. Edellä mainituista toimikausien enimmäismääristä voidaan poiketa, mikäli nimitystoimikunta esittää tätä painavasta syystä. Hallituksen jäsen voi erota toimesta milloin tahansa
ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle. Hallituksen jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen kevät- tai syyskokous.

3.2. Hallituksen toiminta
Hallituksen toimintaa johtaa puheenjohtaja, joka vastaa hallituksen toiminnan organisoimisesta ja kokoon kutsumisesta.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Hallitus toimii pro bono -periaatteella.

Hallituksen tehtäviin kuuluu:
• Hoitaa yhdistyksen asioita
• Ohjata ja valvoa hallinnon ja kirjanpidon järjestämistä
• Huolehtia, että varainhoito on järjestetty luotettavalla tavalla
• Valmistella vuosikokouksissa käsiteltävät asiat ja kutsua koolle vuosikokoukset
• Toteuttaa vuosikokouksissa tehdyt päätökset
• Hyväksyä jäsenet hakemuksesta
• Luoda yhdistyksen strategia ja vastata yhdistyksen toiminnan suunnittelusta ja kehittämisestä
• Ohjeistaa ja valvoa työryhmien ja/tai tapahtumavastuullisten toimintaa
• Käsitellä jäsenistöltä tulevat ehdotukset ja aloitteet
• Tiedottaa jäsenistölle yhdistyksen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista
• Huolehtia muista yhdistyssääntelyn mukaisista tehtävistä

Hallituksen jäsen ei saa osallistua päätöksentekoon häntä itseään tai lähipiiriään koskevasta asiasta päätettäessä eikä hänen tai lähipiirinsä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan tai muun sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Hallitus kokoontuu kalenterivuoden aikana noin kerran kuussa ja tarvittaessa.

3.3 Hallituksen puheenjohtajan tehtävät
Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on johtaa ja valvoa sekä kehittää hallituksen työskentelyä mm. seuraavasti:
• Toimia toiminnan koordinaattorin esimiehenä
• Johtaa ja valvoo tehtyjen päätösten toteuttamista ja luo aktiivista ja innostunutta henkeä koko
yhdistykseen
• Rohkaisee ja kannustaa osallistumaan yhdistyksen toimintaan
• Johtaa yhdistyksen ja hallituksen toimintaa
• Huolehtii yhdistyksen taloudellisten päätösten hoidosta ja talouden seurannasta
• Vastaa toiminnan kehittämisestä
• Toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana
• Edustaa yhdistystä

3.4 Toiminnan koordinaattorin tehtäväkenttä
Yhdistyksen toiminnan koordinaattorin tehtävänä on varmistaa toiminnan käytännön toteutus ja vastata jäsenvuorovaikutuksesta sekä toiminnan kehittämisestä mm. seuraavasti:
• Tapahtumien ja seminaarien järjestäminen
• Verkkosivuston ja yhdistyksen viestinnän kehittäminen, sekä viestinnän suunnittelu ja toteutus
• Yhteydenpito sidosryhmiin, edustaminen ja muu yhdistyksen toiminnan edistäminen
• Eurosif, Nordic SIF, PRI ja muun kansainvälisen yhteistyön seuraaminen ja Finsifin edustaminen alan kansainvälisissä kokouksissa
• Budjettivastuu ja raportointi hallitukselle ja jäsenistölle
• Hallituksen sihteerinä toimiminen
• Jäsenrekisterien ylläpito
• Taloushallinnon seuraaminen
• Muut hallinnolliset ja rutiinitehtävät

3.5. Työryhmien tai hankkeiden vastuuhenkilöiden toiminta
Hallitus voi perustaa tarpeelliseksi katsomansa määrän työryhmiä, tai voi valita keskuudestaan
vastuuhenkilöt hallituksen päättämien hankkeiden valmisteluun ja järjestämiseen. Hallitus valitsee ja nimittää työryhmien vetäjät tai hankkeiden vastuuhenkilön/vastuuhenkilöt.
Kun hallitus päättää toimia työryhmien kautta, työryhmien vetäjillä on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksissa. Työryhmät raportoivat toiminnastaan hallitukselle, joka valvoo työryhmien toimintaa saamansa raportoinnin perusteella. Jäsenistöä kannustetaan osallistumaan aktiivisesti ehdottamalla tapahtumien sisältöä tai osallistumalla työryhmien toimintaan.  Yhdistyksen nettisivuilta löytyy tiedot kunkin toimintakauden työryhmistä ja niiden vetäjistä. Työryhmien toimintaa ja suunnitelmia esitellään jäsenistölle kevät- ja syyskokouksissa.

4. Viestintä
Hallitus vastaa yhdistyksen viestintästrategiasta ja sen linjauksista. Toteutuksesta vastaavat hallituksen jäsenet, koordinaattori tai heidän valtuuttamansa henkilöt.

Viestintälinjausten mukaisesti
Finsif voi ottaa kantaa, kun tavoitteena on:
• kannanotot vastuullisen sijoittamisen edistämiseksi
• tiedon jakaminen vastuullisen sijoittamisen kehityssuunnista, aloitteista ja toimintatavoista
Finsif ei kuitenkaan ota kantaa:
• yksittäiseen yritykseen tai siihen liittyvään tapahtumaan
• jäsentensä nimissä
• vastuullisen sijoittamisen eri toimintatapojen arvottamiseksi
• jäsenorganisaatioidensa tai muiden toimijoiden kaupallisten tavoitteiden edistämiseksi
Finsif pyrkii avoimeen ja luotettavaan tiedonantoon toiminnastaan. Yhdistyksen verkkosivuilta löytyy tietoa yhdistyksen toiminnasta ja vastuullisesta sijoittamisesta. Hallituksen kokousten sekä kevät- ja syyskokousten pöytäkirjat julkaistaan Finsifin jäsensivuilla. Lisäksi yhdistys tiedottaa jäsenilleen jäsenkirjeillä ja tiedotteilla.
Finsif voi tiedottaa jäsenilleen yhdistyksen ulkopuolisten järjestäjien tilaisuuksista silloin, kun kyseiset tilaisuudet edistävät vastuullista sijoittamista. Tiedottaminen tilaisuuksista tapahtuu Finsifin jäsensivuilla ja jäsenkirjeissä.
Yhdistys voi kerätä jäsenistöltään tietoa toiminnan kehittämiseksi järjestämällä jäsenkyselyitä ja kaikille jäsenille avoimia ideointitilaisuuksia.

5. Yhdistyksen tapahtumat
Kaikkien Finsifin tapahtumien periaatteena tulee olla vastuullisen sijoittamisen edistäminen niin Finsifin jäsenistön piirissä kuin yleisestikin. Tapahtumien tulee olla yhdistyksen toimintaperiaatteiden mukaisia, eikä tapahtumia tule järjestää jäsenten eikä muiden osallisten markkinointi- tai myyntitarkoituksiin. Tapahtumien sisällön ja kustannusten on vastattava Finsifin hallituksen määrittelemiä linjauksia.

5.1. Jäsentapahtumat
Yhdistys järjestää jäsenistölleen jäsentapahtumia vastuullisen sijoittamisen eri aihealueista.
Työryhmät tai hallituksen keskuudestaan valitsemat henkilöt ideoivat tapahtumien aiheita ja vastaavatntapahtumien järjestämisestä hallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Tapahtumat järjestetään lähtökohtaisesti jäsenten tarjoamissa tiloissa. Kutsut tapahtumiin lähetetään Finsifin nimissä ja ainoastaan Finsifin jäsenille.

5.2. Avoimet tapahtumat
Yhdistys järjestää myös yleisölle avoimia vastuullisen sijoittamisen tapahtumia. Työryhmä tai hallituksen keskuudestaan valitsemat henkilöt ideoivat aiheita ja vastaavat tapahtumien järjestämisestä hallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Tapahtumat järjestetään pääsääntöisesti jäsenistön ulkopuolisissa tiloissa. Kutsut tapahtumiin lähetetään Finsifin nimissä. Kaikilla jäsenillä on mahdollisuus kutsua omia sidosryhmiään tapahtumiin.

5.3 Yhteistyötapahtumat
Yhdistys voi järjestää lisäksi yhteisiä tapahtumia muiden toimijoiden kanssa vastuullisen sijoittamisen edistämiseksi. Tapahtumien järjestämisestä päätetään erikseen yhdistyksen hallituksessa.

5.4. Muu vaikuttaminen
Finsif voi myös osallistua vastuullista sijoittamista edistävien tapahtumien kustannusten kattamiseen. Finsifin hallituksen jäsen voi edustaa Finsifiä vastuullisen sijoittamisen organisaatioissa. Osallistumisesta päätetään yhdistyksen hallituksessa.

6. Omat hankinnat
Finsif noudattaa omissa tuote- ja palveluhankinnoissaan hyvän hallintotavan ja vastuullisen toiminnan periaatteita.