Finsifin hyvä hallintotapa

Hyväksytty Finsifin kevätkokouksessa 10.5.2016.

Finsifin hyvä hallintotapa perustuu Suomen yhdistyslainsäädäntöön, Finsifin sääntöihin sekä hyvän hallintotavan periaatteisiin.

1. Vuosikokoukset

Finsifissä ylintä päätösvaltaa käyttävät sen jäsenet kevät- ja syyskokouksessa. Hallituksen
on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle lähettämällä kutsu jäsenten toimittamiin
sähköpostiosoitteisiin ja julkaisemalla kutsu yhdistyksen verkkosivuilla vähintään kahta
viikkoa ennen kokousta. Jäsenten tulee toimittaa esityslistalle haluamansa asiat kirjallisesti kuukautta ennen kokousta hallitukselle. Kevät- ja syyskokouksessa voidaan päättää vain kokouskutsussa mainituista asioista. Voidakseen käyttää äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa yhteisöjäsenen edustajan on esitettävä valtakirja yhdistyksen kokoukselle.

Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  • Kokouksen avaus
  • Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa
    kaksi ääntenlaskijaa
  • Hyväksytään esityslista
  • Todetaan kokouksen lainmukaisuus ja äänivaltaisuus
  • Esitellään edellisen tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös
  • Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä
    yhdistyksen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  • Valitaan yhdistyksen nimitystoimikunnan jäsenet
  • Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Syyskokous pidetään marras-joulukuussa. Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  • Kokouksen avaus
  • Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa
    kaksi ääntenlaskijaa
  • Hyväksytään esityslista
  • Todetaan kokouksen lainmukaisuus ja äänivaltaisuus
  • Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle tilikaudelle
  • Vahvistetaan jäsenmaksujen suuruus seuraavalle tilikaudelle
  • Valitaan yhdistykselle hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja/toiminnantarkastaja ja varatilintarkastaja/varatoiminnantarkastaja seuraavaksi kalenterivuodeksi
  • Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

2. Nimitystoimikunta

Nimitystoimikunta valmistelee yhdistyksen hallitukselle ja syyskokoukselle ehdotuksen
hallituksen kokoonpanosta seuraavalle kalenterivuodelle. Ehdotuksessa on otettava
huomioon yhdistyksen jäsenistön monimuotoisuus sekä varmistettava ehdotetun hallituksen
tasapainoisuus ja tasapuolisuus. Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan on
edustettava taustoiltaan erilaisia yhdistyksen jäseniä.
Nimitystoimikunnan jäsenet valitaan yhdistyksen kevätkokouksessa. Jäseniä valitaan 2-5.
Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimivat nimitystoimikunnassa
asiantuntijajäseninä. Yhdistyksen hallituksen jäsenet eivät voi olla nimitystoimikunnan
varsinaisia jäseniä. Hallitukseen ei voi esittää itseään.
Nimitystoimikunnan toimikausi kestää yhdistyksen kevätkokouksesta seuraavaan
syyskokoukseen.

3. Hallinto

3.1. Hallitus ja sen kokoonpano

Yhdistyksen toiminnan järjestämisestä vastaa hallitus, johon kuuluvat yhdistyksen
syyskokouksen valitsemat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 3-6 muuta jäsentä.
Hallitus voi ottaa yhdistykselle sihteerin keskuudestaan tai ulkopuolelta sekä tarvittaessa
muita toimihenkilöitä.

Hallituksen jäsenet valitaan pääsääntöisesti jäsenistön keskuudesta. Jäseneksi voidaan
myös valita jäsenistön ulkopuolisia henkilöitä. Hallituksen jäsenet valitaan henkilöinä – he
eivät edusta työnantajaansa vaan heidän tehtävänsä on edistää yhdistyksen etua.
Hallituksen jäsenillä on oltava tehtävässä vaadittavat taidot, kyvyt ja tuntemus yhdistyksen
asioista ja toimialasta (Vastuullinen sijoittaminen). Lisäksi hallituksen jäseniltä toivotaan
kokemusta työskentelystä Finsifin työryhmässä.

Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallituksen puheenjohtajana voi toimia
enintään 3 peräkkäistä toimikautta ja jäsenenä enintään 5 peräkkäistä toimikautta.
Hallituksen jäsen voi erota toimestaan milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti
hallitukselle. Hallituksen jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen kevät- tai syyskokous.

3.2. Hallituksen toiminta

Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallituksen toimintaa johtaa puheenjohtaja, joka
vastaa hallituksen toiminnan organisoimisesta ja kokoon kutsumisesta.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä on läsnä. Äänestykset ratkaistaan
ehdottomalla enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.
Hallituksen tehtävänä on mm:

  • Hoitaa yhdistyksen asioita
  • Ohjata ja valvoa hallinnon ja kirjanpidon järjestämistä
  • Huolehtia, että varainhoito on järjestetty luotettavalla tavalla
  • Valmistella vuosikokouksissa käsiteltävät asiat ja kutsua koolle vuosikokoukset
  • Toteuttaa vuosikokouksissa tehdyt päätökset
  • Hyväksyä jäsenet hakemuksesta
  • Luoda yhdistyksen strategia ja vastata yhdistyksen toiminnan suunnittelusta ja
    kehittämisestä
  • Ohjeistaa ja valvoa työryhmien toimintaa
  • Käsitellä jäsenistöltä tulevat ehdotukset ja aloitteet
  • Tiedottaa jäsenistölle yhdistyksen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista

Hallituksen jäsen ei saa osallistua päätöksentekoon häntä itseään tai lähipiiriään koskevasta
asiasta päätettäessä eikä hänen tai lähipiirinsä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan tai
muun sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa
yhdistyksen edun kanssa.
Hallitus kokoontuu kalenterivuoden aikana n kerran kuussa tai tarvittaessa.

3.3. Työryhmien toiminta

Hallitus voi perustaa tarpeelliseksi katsomansa määrän työryhmiä. Hallitus valitsee ja nimittää työryhmien vetäjät ja jäsenet.

Työryhmien vetäjillä on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksissa. Työryhmät raportoivat toiminnastaan hallitukselle, joka valvoo työryhmien toimintaa saamansa raportoinnin perusteella. Jäsenistöä kannustetaan osallistumaan aktiivisesti työryhmien toimintaan. Yhdistyksen nettisivuilta löytyy tiedot kunkin toimintakauden työryhmistä ja niiden vetäjistä. Työryhmien toimintaa ja suunnitelmia esitellään jäsenistölle kevät- ja syyskokouksissa.

4. Viestintä

Hallitus vastaa yhdistyksen viestintästrategiasta ja sen linjauksista. Toteutuksesta vastaavat
työryhmät, oman toimenkuvansa puitteissa (esim. viestintätyöryhmä ja tapahtumatyöryhmä).
Viestintälinjausten mukaisesti

Finsif voi ottaa kantaa, kun tavoitteena on:

  • kannanotot vastuullisen sijoittamisen edistämiseksi
  • tiedon jakaminen vastuullisen sijoittamisen kehityssuunnista, aloitteista ja toimintatavoista

Finsif ei kuitenkaan ota kantaa:

  • yksittäiseen yritykseen tai siihen liittyvään tapahtumaan
  • jäsentensä nimissä
  • vastuullisen sijoittamisen eri toimintatapojen arvottamiseksi
  • jäsenorganisaatioidensa tai muiden toimijoiden kaupallisten tavoitteiden edistämiseksi

Finsif pyrkii avoimeen ja luotettavaan tiedonantoon toiminnastaan. Yhdistyksen verkkosivuilta löytyy tietoa yhdistyksen toiminnasta ja vastuullisesta sijoittamisesta. Hallituksen kokousten sekä kevät- ja syyskokousten pöytäkirjat julkaistaan Finsifin jäsensivuilla. Lisäksi yhdistys tiedottaa jäseniään jäsenkirjeillä ja tiedotteilla.

Finsif voi tiedottaa jäseniään yhdistyksen ulkopuolisten järjestäjien tilaisuuksista silloin, kun kyseiset tilaisuudet edistävät vastuullista sijoittamista. Tiedottaminen tilaisuuksista tapahtuu Finsifin jäsensivuilla ja jäsenkirjeissä.

Yhdistys myös kerää jäsenistöltään tietoa toiminnan kehittämiseksi järjestämällä jäsenkyselyitä ja kaikille jäsenille avoimia ideointitilaisuuksia.

5. Yhdistyksen tapahtumat

Kaikkien Finsifin tapahtumien periaatteena tulee olla vastuullisen sijoittamisen edistäminen Finsifin jäsenistön piirissä kuin yleisestikin. Tapahtumien tulee olla yhdistyksen toimintaperiaatteiden mukaisia, eikä tapahtumia tule järjestää jäsenten eikä muiden osallisten markkinointi- tai myyntitarkoituksiin. Tapahtumien sisällön ja kustannusten on vastattava Finsifin hallituksen määrittelemiä linjauksia.

5.1. Jäsentapahtumat

Yhdistys järjestää jäsenistölleen jäsentapahtumia vastuullisen sijoittamisen eri aihealueista.
Työryhmät ideoivat tapahtumien aiheita ja vastaavat tapahtumien järjestämisestä hallituksen
ohjeistusten mukaisesti. Tapahtumat järjestetään lähtökohtaisesti jäsenten tarjoamissa
tiloissa. Kutsut tapahtumiin lähetetään Finsifin nimissä ja ainoastaan Finsifin jäsenille.

5.2. Avoimet tapahtumat

Yhdistys järjestää myös yleisölle avoimia vastuullisen sijoittamisen tapahtumia. Työryhmä
ideoi aiheita ja vastaa tapahtumien järjestämisestä hallituksen ohjeistuksen mukaisesti.
Tapahtumat järjestetään pääsääntöisesti jäsenistön ulkopuolisissa tiloissa. Kutsut
tapahtumiin lähetetään Finsifin nimissä. Kaikilla jäsenillä on mahdollisuus kutsua omia
sidosryhmiään tapahtumiin.

5.3 Yhteistyötapahtumat

Yhdistys voi järjestää lisäksi yhteisiä tapahtumia muiden toimijoiden kanssa vastuullisen sijoittamisen edistämiseksi. Tapahtumien järjestämisestä päätetään erikseen yhdistyksen hallituksessa.

5.4. Muu vaikuttaminen

Finsif voi myös osallistua vastuullista sijoittamista edistävien tapahtumien kustannusten kattamiseen. Finsifin hallituksen jäsen voi edustaa Finsifiä vastuullisen sijoittamisen organisaatioissa. Osallistumisesta päätetään yhdistyksen hallituksessa.

6. Omat hankinnat

Finsif noudattaa omissa tuote- ja palveluhankinnoissaan hyvän hallintotavan ja vastuullisen
toiminnan periaatteita.